Je herkent het vast. Je bent op een feestje en alle aanwezigen staan gezellig met elkaar te praten. Muziekje op de achtergrond. Een hoop rumoer. Maar toch kan jij je aandacht houden bij dat ene gesprek met die ene persoon waar je mee staat te praten. Dit fenomeen wordt ook wel het ‘cocktailparty effect’ genoemd.
Cocktailparty effect: Je brein filtert het gesprek waar je op focust
Meerdere onderdelen van je brein zijn er nodig om dit voor elkaar te kunnen krijgen. Ik ben zelf verre van een breinwetenschapper dus ik zal je de technische termen besparen. Het komt erop neer dat niet alleen het gedeelte dat geluidsprikkels in je brein verwerkt hiervoor in actie moet komen. Ook het spraak-gevoelige deel van je brein speelt een belangrijke rol. Zo bleek in een onderzoek van de universiteit van Montreal bijvoorbeeld ook dat het spraakgeluid van iemand die je kent makkelijker te filteren is dan van onbekenden. Dat klinkt op zich logisch, maar is belangrijk om mee te nemen in je afwegingen.
Extra aandacht wanneer je jouw naam opvangt
Een ander onderdeel dat dicht tegen het cocktailparty effect aanligt is dat mensen in staat zijn om in geroezemoes onbewust toch te filteren op een ander gesprek dan hun eigen. Dat gebeurt wanneer ze horen dat daar bijvoorbeeld hun naam valt. Dat heb je zelf vast ook eens meegemaakt. Je staat met iemand te praten maar je hoort ook vlagen van het gesprek naast je. En nieuwsgierig als je bent wil je toch even half meeluisteren. Zeker wanneer je naam daar wordt genoemd. Of iets anders waar je veel interesse in hebt en daardoor je aandacht trekt. Mede hierom gebruiken veel partijen jouw naam in de onderwerpregel. Dat pakt je aandacht.
Je inbox als cocktailparty
Je kan jouw inbox daarom heel goed zien als een cocktailparty. Een heleboel geroezemoes. Maar jouw aandacht wordt getrokken door één gesprek tegelijk. Met goede e-mails kan jij zorgen dat je ontvangers zich op jouw gesprek richten. En, zoals net gezegd, spraak van iemand die je kent is nog makkelijker te filteren.
De volgende statistieken zullen je dan ook niet verbazen. 64% van de ontvangers besluit jouw e-mail te openen of verwijderden gebaseerd op de naam van de afzender. En 47% van de ontvangers besluit jouw e-mail te openen op basis van de onderwerpregel.
Om maximaal te profiteren van het ‘cocktailparty effect‘ in de inbox, heb ik daarom de drie belangrijkste tips voor je op een rij gezet.
Tip 1: Kies een duidelijke afzendernaam
Aangezien bijna tweederde van je ontvangers op basis van je afzendernaam bepaalt of ze je e-mail gaan openen of niet, is het verstandig om daar meteen duidelijk te zijn. Zet daar je bedrijfsnaam neer. Of maak meteen duidelijk waar je bij hoort door er bijvoorbeeld ‘Klantenservice Bedrijfsnaam’ neer te zetten. Daardoor weet de ontvanger meteen met wie ze te maken hebben.
Gebruik echte namen van mensen alleen als er echt contact is geweest. Ik moet zelf nog vaak denken aan de tijd dat ik e-mails kreeg van ‘Anne van Zalando’. Hartstikke leuk hoor. Maar ik ken helemaal geen Anne van Zalando. Waren die e-mails wel echt aan mij gericht? Mijn voorkeur heeft om namen van personen alleen te gebruiken in (al dan niet geautomatiseerde) e-mails waarbij de ontvanger al eerder contact heeft gehad met de daadwerkelijke persoon bij wie deze naam hoort. Dan biedt het echt een meerwaarde. Anders krijg je er vooral vraagtekens bij.
Tip 2: Schrijf een pakkende onderwerpregel
Een goede tweede plek, maar nog steeds bijna de helft van de mensen kiest op basis van onderwerpregel of ze een e-mail gaan openen of niet. Je hebt hier iets meer creatieve vrijheid. Je kan hier meteen to-the-point te zijn over de inhoud van de e-mail. Dat is vooral handig als je echt een actie van de ontvanger verwacht. Maar je kan ook juist de nieuwsgierigheid prikkelen om de ontvanger te verleiden tot een open.
Zo kan je de overtuigingsprincipes van Robert Cialdini in gedachten houden bij het opstellen van je onderwerpregel. Alleen heb je maar beperkt de ruimte. Een onderwerpregel is optimaal wanneer hij uit niet meer dan negen woorden bestaat en maximaal 60 karakters heeft. Anders wordt je in de meeste clients afgebroken en ziet men het laatste deel van je onderwerpregel niet meer. Zorg dat in elk geval het belangrijkste deel van je onderwerpregel binnen de eerste 60 karakters staat. Wees dus ook zuinig met leestekens en emoji.
Verder is de onderwerpregel ook een goede plek om personalisatie toe te passen. Ik noemde eerder al dat vaak wordt gekozen voor het noemen van de voornaam of bedrijfsnaam van de ontvanger in de onderwerpregel. Dat is een goed voorbeeld, mits het niet te vaak wordt gedaan. Gebruik eventuele data die je hebt om de onderwerpregel zo relevant mogelijk te maken. ‘Je vluchtinformatie‘ dekt de lading. Maar ‘Alle info over je vlucht naar Willemstad‘ voelt al meteen relevanter. En zo kan je vast nog betere onderwerpregels maken.
Dat je er vast nog meer kan maken is meteen handig om te onthouden. Kan je nou niet kiezen? Of twijfel je over of je iets nou wel of niet in je onderwerpregel moet plaatsen? Onderwerpregels lenen zich perfect om mee te testen! Test dus alles waar je over twijfelt. Dat is de beste manier om te ontdekken wat voor jouw e-mails en jouw doelgroep werkt.
Tip 3: Kies een herkenbaar afzender-adres
In het onderzoek waar ik eerder naar verwees is deze niet specifiek meegenomen. Maar het is ook enorm belangrijk om een goed afzender-adres te kiezen en in te stellen. Niet alleen maakt dat het meteen duidelijk voor de ontvanger. Maar het kan ook een gevoel van extra veiligheid geven. Zeker in deze tijden van phishing letten steeds meer mensen goed op de afzender van een e-mail. En nog een beetje extra als in die e-mail wordt gevraagd om bijvoorbeeld het verlengen van een abonnement, het controleren van gegevens of het aanpassen van je wachtwoord. En dat is maar goed ook.
Wanneer het domein van het afzender-adres (alles áchter de @) niet overeenkomt met het internetadres van de afzender is het opletten geblazen. Dat is namelijk één van de eerste plekken waar je een malafide e-mail kan herkennen. Zie bijvoorbeeld onderstaand voorbeeld dat ik een tijdje terug zelf ontving. Waarbij overduidelijk het afzender-adres niet van de Kamer van Koophandel was, maar het wel zo moest lijken:
Of bijvoorbeeld dit voorbeeld, waar het moest lijken of de afzender de Rabobank was. Daar trappen we natuurlijk niet in.
Conclusie
Door deze zaken goed in te richten kan je meteen de aandacht grijpen in de drukke inbox van je ontvanger. Kies ze daarom met beleid. En als je e-mail vervolgens goed, duidelijk leesbaar en relevant is, onthouden ze je naam. En val je de volgende keer nóg makkelijker op als je iets stuurt. Je wordt dan vanzelf het stemgeluid van een bekende. En daar filteren je ontvangers op.